Monthly Archives: January 2014

kivitendo 3.1 mit ubuntu 12.04 LTS -> upgrade 14.04

Als letzte gute Prüfung für die 3.1beta einmal das darunterliegende ubuntu auf die derzeitige 14.04 LTS alpha hochgezogen:
Ubuntu denkt hier schon eine Menge mit:

$ do-release-upgrade

Das läuft soweit sauber durch, bis auf die Tatsache, dass postgresql die Biege macht:

postgresql hängt ab von postgresql-9.3; aber:
Paket postgresql-9.3 ist noch nicht konfiguriert.

dpkg: Fehler beim Bearbeiten des Paketes postgresql (–configure):
Abhängigkeitsprobleme – verbleibt unkonfiguriert
Fehler traten auf beim Bearbeiten von:
postgresql-client-9.3
postgresql-client
postgresql-9.3
postgresql-contrib-9.3
postgresql-contrib
postgresql

Er startet allerdings noch in der alten 9.1 Version.
Zumindestens hiermit hab ich dann beide Versionen am Laufen:

root@sprint:~# update-alternatives –remove postmaster.1.gz /usr/share/postgresql/9.1/man/man1/postmaster.1.gz
root@sprint:~# apt-get install postgresql-9.3

Und kann damit dann einen Dump von 9.1 in die 9.3 einspielen.
Ok.

Allerdings musste ich folgende Änderung in der Apache-Konfiguration vornehmen:

kivitendo Modus Schweiz und andere “Länder”

Weil die Frage schon öfters mal auftaucht und teilweise kontrovers diskutiert wird:

kivitendo ist erstmal eine frei konfigurierbare doppelte Buchhaltung
mit der Möglichkeiten einen Kontorahmen von Grund auf aufzubauen.
Insofern kann man diesen flexibel an Landesbedürfnisse anpassen.

Für die Schweiz gibt es auch einen eigenen Kontenrahmen, der 
allerdings nur in Anlehnung eines "Käfer"-Kontenrahmens erstellt wurde
und in diesem müssen auch noch nachträgliche Einstellungen gemacht 
werden (bspw. Steuersätze anpassen).

Falls man kivitendo als gleichwertigen Ersatz, nur mit dem
Kostenvorteil OpenSource evaluiert, macht dies in der Regel keinen 
Sinn,da ist man bei einem FiBu-Produkte von der Massenstange (sage 
oder lexware) besser
aufgehoben.
Wir nutzen LexWare selber um die DATEV-konformität zu überprüfen.

 Falls man Spass und Freude daran hat, sich selber in die doppelte
Buchführung reinzufuchsen und einen Kontenrahmen selber zu gestalten, 
dann ist man hier genau richtig.

Ansätze für die Schweiz gibt es beispielsweise auch hier.

Falls man eine größere und komplexere Struktur abbilden möchte 
(Betrieb ab 10 Mitarbeiter), würden wir uns dann als Implementierungs-
partner selber empfehlen, da wir kivitendo für unsere Kunden in
verschiedenen Ländern im Einsatz haben, allerdings ist der
Stammsitz immer in Deutschland.
Hier kann man sich am Besten über die aktuellen Referenzen 
ein Bild machen, ob man in diese Kategorie fällt oder nicht.
Screenshot für Auswahl Massenmailversand

Massenmailversand in kivitendo

Ich mußte neulich ein schönes Feature aus einem Kundenprojekt anpassen, den Massenmailversand in kivitendo. Bei dem Kunden werden am Monatsanfang viele Rechnungen automatisch generiert, und diese werden teilweise per E-Mail verschickt (seit dem Steuervereinfachungsgesetz 2011 ist das auch ohne digitale Signatur möglich). Man kann in den Stammdaten konfigurieren, welche Kunden die Rechnung per E-Mail erhalten, und sofern auch eine E-Mail-Adresse konfiguriert ist erscheint vor jeder Rechnung in der Liste eine Checkbox. Somit kann man dann auf Knopfdruck alle ausgewählten Rechnungen mit einem vorkonfigurierten E-Mail-Text verschicken. Wurde die Rechnung bei der Erstellung schon in die Warteschlange gedruckt muß das PDF auch nicht erneut generiert werden, sondern kann direkt verschickt werden.

Screenshot für Auswahl Massenmailversand

 

OpenSource ERP Analyse von Yuliah Sidykh

Beim Überarbeiten der kivitendo-Projektseite bin ich über die Masterarbeit von Yuliah Sidykh “gestolpert”. Die meisten Thesen kann ich so bestätigen, anbei die für mich interessantesten Kernfakten der Arbeit in Bezug auf (damals noch Lx-Office):

  • Die durchschnittliche Dauer der Systemeinführung beträgt 5,7 Monate.
  • Unternehmen setzen besonders häufig das Modul Logistik ein. Im Finanz- und Personalwesen werden hingegen nur vereinzelte Funktionen herangezogen.
  • Bei der Einführung von Open-Source-ERP-Systemen greifen die Unternehmen in der Stichprobe zu 24 Prozent auf die Community und den Support von Dienstleistungsunternehmen zurück, jedoch nehmen 48 Prozent der Teilnehmer mindestens eine der beiden Supportmöglichkein in Anspruch.
  • Nach der Einführung betreiben 35,7 Prozent der befragten Unternehmen das System, ohne externe Dienstleistungen heranzuziehen.

Auf der Basis der Erfahrungen der befragten Experten hat sie herausgefunden, dass die Einführung der lizenzkostenfreien ERP-Lösungen in KMU durchschnittlich drei bis sechs Monate umfasst. Dabei wird meistens die Hilfe externer Berater in Anspruch genommen. Darüber hinaus erläutert sie, dass OS-ERP-Systeme sich durch hohe Anpassungsfähigkeit und Flexibilität auszeichnen und langfristig günstiger sind als kommerzielle Lösungen.

Quelle:  dieses Dokument Seite 12 / 13

Das letzte Argument, dass sich OS-ERP-Systeme durch hohe Anpassungsfähigkeit und Flexibilität auszeichnen trifft insofern zu, da wir dies auch als Vorteil gegenüber “starreren” Systemen sehen.

Das ist auch der ursprüngliche “Spaß-Faktor”, weswegen wir uns auch ursprünglich als Projekt-Mitgestalter verstanden haben

Ein paar weitere Punkte:

Die meisten befragten Unternehmen im kivitendo-Bereich sind hier kleiner als 10 Mitarbeiter und haben zu 50% Eigenentwicklung für “Unternehmensspezifische Anpassungen” betrieben.

Die Einführungsdauer lag hier im Durchschnitt bei 2,3 Monaten.

Die Befragten sind überwiegend zufrieden mit dem Community-Support und haben das System 3,5 Jahre im Einsatz (Die Studie ist von 2011).

Ferner sind die Benutzer die Eigenentwicklung am System vorgenommen zufriedener als Nutzer die dies nicht getan haben.

Letzteres ist ja nicht so überraschend, allerdings überrascht mich:

“Die Mehrheit der Nutzer von Lx-Office (83,33 Prozent) bringt die Finanzbuchhaltung zum
Einsatz. Die zweite und dritte Stelle nehmen dabei Einkauf und Materialwirtschaft ein. ” (Seite 35).

Für mich macht das nur Sinn, wenn man hier auch eine kivitendo-affinen Steuerberater im Boot hat.

Quelle: Masterarbeit Yulia Sidykh

Interessant, eine der Befragten hat seine Niederlassung in Afrika und einer in Osteuropa, die sind sehr zufrieden mit der “internationalen” Anpassbarkeit des Programms (s.a. Abbildung links).

Das kann ich “gefühlt” bestätigen, dadurch, dass das ursprüngliche Programm eine starke Auslegung auf “Mehrsprachigkeit” hatte, skaliert dies sicherlich gut.

Ferner ist dies auch etwas, was uns an diesem Projektumfeld am meisten Spaß macht, das man ab und an noch Mandanten in deren “Landessprache” begrüßen kann, wie z.B. in diesem Projekt.

Ich denke, dass die Studie “etwas” verzerrt ist, da es durchaus auch größere Kunden in diesem Umfeld gibt, die allerdings nicht unbedingt Lust haben sich bezüglich einer solchen Umfrage zu öffnen.

Insgesamt “like” mit Daumen hoch ;-)

Bugsprint 2014 kivitendo 3.1

Für die kivitendo Version 3.1 gab es, wie in der Vergangenheit auch einen gemeinschaftlichen Bugsprint mit vielen Projektbeteiligten. Das war eine sehr effiziente Aktion, insgesamt wurden 227 Einträge im Bugtracker bearbeitet.

Konzentrierte Stille beim “Bugsprinten”, anbei Beweisvideo I und II:

zufriedene Kunden ;-)

Weil es mir gerade aufgefallen ist, wird es schnell “geblogt” oder: “Von “Anforderungseingang” in “ist erledigt” an einem Arbeitstag”:

> > ihr solltet gerade eine Test-Rechnung aus dem Testsystem erhalten haben.
> > So könnte das aussehen. Am Anfang sollte vielleicht noch etwas zu der
> > Rechnung stehen.
> > Name und Telefonnummer des entsprechend in den Stammdaten eingetragenen
> > Verkäufers kann ich auslesen, allerdings kann ich hier kein Herr/Frau
> > vergeben, deshalb habe ich das weggelassen.
> 
> Eine Anmerkung noch, dieser Text erscheint nur, wenn die E-Mail per
> Massenversand verschickt wird, nicht, wenn die E-Mail einzeln per
> 'E-Mail'-Knopf im Workflow verschickt wird, da man dort den Text
> komplett frei eingeben kann.

Außerdem ersetzt dieser Text dann den bisherigen Text, der das mit
elektronischer Rechnung erklärt, und daß die Alternative 1.50€ kostet.a
Is okay. SEPA hat nun Vorrang. :)

Priiima!!!

Was steckt hinter der kivitendo Projekt-Flatrate?

  • WÜNSCHE: Alle Software-Dienstleistungen, die mit der elektronischen Abbildung eines Unternehmens zu tun haben. Sprich steht kivitendo als Basis ist der nächste Wunsch noch mehr elektronisch abzubilden meist nicht allzu weit …
  • HERAUSFORDERUNG: Kaufmännisch kann man allerdings nicht unendlich Energie in “Programmanpassungen” oder “Schnittstellen-Programmierung” reinstecken, ABER mit einer Flatrate hat man diese Hürde genommen und kann hier flexibel ohne “weitere” Geschäftsführer-Absprache in seinem Bereich agieren.

Die Idee ist insofern reizvoll, wenn die Kernarbeiten für kivitendo klar definiert sind,  aber die Firmenprozesse noch “reifen” müssen und man hier soweit kaufmännisch eine Grenze ziehen möchte, somit kann man ohne “zu großes” Nachdenken die Flatrate buchen und in Abstimmung mit dem Projektberater die Prioritäten des Unternehmens abarbeiten.

Wir hatten in der Vergangenheit zweimal das große Glück hier noch eine “grüne” Wiese bei Kundenprojekten vorzufinden, sprich es waren keine strukturierten Prozesse, bzw. elektronische Verfahren etabliert.

Ferner ist kivitendo auch “reif”, um Hand in Hand mit einem professionellen DMS alle elektronischen Dokumente inkl. E-Mails in einer Plattform (aktuelle Schlagwörter: cloud und ERP-2) unterzubringen.

Diese Idee umzusetzen macht uns persönlich Freude und wenn das weitestgehend mit Standard-OpenSource-Komponenten funktioniert und unsere Kunden uns dieses Machbarkeits-Vertrauen entgegenbringen, macht es Spaß und Freude ;-).

Hier die Übersicht unserer Dienstleistungen.

 

 

webdav dokumenten-management in kivitendo 3.1

Ein “neues” Feature was mir sehr gut gefällt, ist das Speichern der Verkaufsbelege im Webdav-Ordner. Das ist ein sehr schönes Beispiel, wie man aus einer Schwäche des Programms eine Stärke entwickeln kann.

Problem: Belege sind nicht digital revisionssicher, da die PDF-Generierung immer dynamisch ist und hierbei die aktuellen Stammdaten des Kunden / Lieferanten und die aktuellste Version der Druckvorlage ausgewählt wird.

Das letztere Problem kann man durch Anlegen eines neuen Druckvorlagensatz umgehen oder man setzt in der vorhandenen Druckvorlage eine entsprechende Variable die dann eine Weiche über das Belegdatum zu Verfügung stellt (s.a. grüner Kreis in Abb. unten)

So richtig sinnvoll fand ich damalige Lösung nicht. Aus einem Kundenprojekt heraus (der Kunde betreibt das DMS alfresco und kivitendo parallel) ist dann die Idee entstanden Ausgangs-Belege über den Webdav-Ordner zu synchronisieren.

Dadurch ist dann wieder klassischerweise aus einer Kundenerweiterung ein im Standard konfigurierbares Features geworden.

Diese Funktion lässt sich unter Mandantenkonfiguration wie folgt aktivieren:

Dadurch wird jetzt bei jedem Druck eines Belegs geprüft, ob dieser aktualisiert werden sollte (hier wird “nur” verglichen, ob der zuletzt gespeicherte Beleg in der Dateigröße mit dem aktuellen Beleg abweicht).

Soweit hat man die Belege jetzt auf dem Server liegen und jetzt wird es so langsam interessant.

Ich hab für die Steigmann Werft, dieses Feature aktiviert und auf diesem Server befindet sich noch parallel ein Alfresco Community 4.2c, dies kann man dann mit diese Google-Code Plugin: Bulk-Filesystem-Import erweitern und dann hat man folgendes Szenario:
Somit kann man jetzt per Cronjob oder noch sinnvoller per integrierten Task-Server die Ausgangsbelege in Alfresco einspielen und diese dann Volltext-Indiziert suchen.

Alfresco und die Möglichkeiten hatte ich ja auf der FrOsCon 2013 vorgestellt und hierfür auch die entsprechenden Erweiterungsmöglichkeiten evaluiert. Mittlerweile hat sich diese Idee technologisch überholt, da es sehr viel sinnvoller ist, Belege über die vorhandene CMIS-API von Alfresco zu synchronisieren.