Category Archives: kivitendo Philosophie

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Sportliches Open-Source-Programm

Dass kivitendo unter die Volleyballer gegangen ist, ist ja bereits bekannt. In unseren ersten Monaten als Trikot-Sponsor haben wir uns als ganz guter Glücksbringer erwiesen, denn die beiden Mannschaften des SSF Bonn haben den Aufstieg in die jeweils höhere Spielklasse geschafft. Die kivi-Kiwi ziert nun in ihrer zweiten Saison also Trikots in der Bezirksliga und der Bezirksklasse. Und weil sie sich als Motiv so großer Beliebtheit erfreut, gibt es zu den Trikots noch Aufwärmshirts – vielen Dank, das macht uns ein bisschen stolz! Gleich zu Beginn ihrer zweiten Saison mit unserer Open-Source-Frucht konnten sich die Mädels den Stadtmeister-Titel in der Leistungsklasse II sichern. Auch die ersten Begegnungen haben beide Teams ganz gut gemeistert: In der Bezirksliga steht man aktuell auf Tabellenplatz 3, in der Bezirksklasse auf Rang 2. Wir wünschen euch was für den Rest der Saison!

Ein Herz für Open-Source-Nachwuchs

Ein Herz für Open-Source-Nachwuchs

Heute möchten wir mal auf ein besonderes Thema aufmerksam machen. Mit „kivitendo“ sind wir auch Mitglied der Open Source Business Alliance. Eben die schreibt seit einigen Jahren den „OSBAR“ aus, einen Preis, der neuen Open-Source-Projekten eine Plattform und breite Öffentlichkeit verschaffen will. Eine gute Sache! Genau so hat kivitendo als Lx-Office auch mal angefangen, bevor mit der Software eine Community gewachsen ist.

Das Besondere am OSBAR ist, dass im Grunde – solange der gewisse Business-Faktor gegeben ist – auch reine Ideen und Konzepte eingereicht bzw. nominiert werden dürfen. Business-Faktor? Eine Innovation für Unternehmen oder öffentliche Institutionen sollte das potentielle Preisträger-Projekt enthalten, nichts anderes ist damit gemeint.

Wie es sich für quelloffene Software „gehört“, will der OSBAR schlicht Chancen statt Grenzen liefern. Und hat ein Herz für Open-Source-Nachwuchs. Sowohl Unternehmen als auch Anwender oder Anwendergruppen, beispielsweise Abteilungen, Behörden und Privatpersonen, können sich eigenständig auf der OSBAR-Webseite bewerben oder nominiert werden. Neben Ruhm und Ehre winken den Preisträgern auch Sachprämien. Ein paar Tage bleiben dafür übrigens noch: Einsendeschluss ist der 31. Oktober 2017.

Wer aktuell nach CeBIT und SAP by design googelt, landet bei:

kivitendo

Ohne, dass wir google per adWords geschmiert haben. Allerdings haben wir das Sponsor-Paket: “Vortrag – ohne Call for Paper-Stress” der OSB Alliance erworben.
Hier mein Beweis-Screenshot:

sap-by-design-cebit-kivitendo

Das passt super ins Konzept, denn auch bei meinem aktuellen Kundenprojekt werden alle kivitendo-Tipps in den sehr schönen Notizblock von SAP geschrieben …

Alles richtig gemacht!

Wir sehen uns auf der CeBIT!

Kivitendo und die Finanzbuchhaltung

Die meisten (kleinen) Installationen von kivitendo nutzen fast ausschließlich den Warenwirtschaftsteil von kivitendo: das Minimum ist Kunden und Artikel verwalten, Rechnungen schreiben und per Druckvorlagensystem ausdrucken und Zahlungseingänge buchen/offene Posten verwalten. Etwas erweitert nutzt man noch Angebote, Aufträge, Lieferscheine und die Lagerverwaltung. Alles Grundfunktionen, die jede Firma benötigt und die kivitendo kann, ohne daß man sich um den FiBu-Bereich kümmern muß.

Neulich rief ein Interessent an und fragte, ob kivitendo für ihn auch vor Allem als FiBu-System geeignet sei.

Es ist mit kivitendo durchaus möglich, alle Geschäftsvorfälle einer Firma im Rahmen einer doppelten Buchhaltung abzubilden. Wenn man hausintern die FiBu-Kompetenz hat, und alles zeitnah verbucht, hat man also auch immer die aktuellen Zahlen vorliegen, und muß nicht erst auf die Monatsauswertung des Steuerberaters warten (was sich bei Dauerfristverlängerung immer nochmal um einen Monat verschiebt).

Gerade in der FiBu weist kivitendo aber noch einige Schwächen auf, und es fehlen einige wichtige Features, die in vielen FiBu-Programmen zum Standard gehören:

  • elektronische Übermittlung der UStVA und elektronischen Bilanz
  • Lohn- oder Anlagenbuchhaltung
  • die Berichte GuV und Bilanz sind nicht nach den Vorgaben des HGB gegliedert
  • automatisierter Jahresabschluß
  • separate Steuerbilanz
  • GoB-Testat/Zertifikat durch einen Wirtschaftsprüfer
  • GDPdU-Schnittstelle (man kann aber das Buchungsjournal als CSV exportieren)
  • roter Faden / Helfer / sprechende Büroklammer

Möchte man im Wesentlichen nur ein kostengünstiges und reines FiBu-System mit all diesen Features haben, ist kivitendo also nicht die richtige Wahl.

Einige dieser Punkte wird es in kivitendo höchstwahrscheinlich auch nie geben, z.B. die Lohnbuchhaltung. Andere Punkte wurden zum Teil schon mal in Kundenprojekten umgesetzt aber noch nicht in den Standard integriert, z.B. die Überarbeitung des Berichtswesens.

All diese fehlenden Punkte lassen sich jedoch durch die Kombination aus DATEV-Export und einem Steuerberater (oder gar Wirtschaftsprüfer) jetzt schon elegant lösen. Dies entspricht auch dem Ansatz von Open Source Software, nicht unbedingt alles selbst umzusetzen, sondern bei Bedarf auf andere, spezialisierte Software in Kombination zu setzen. Und man hat dabei trotzdem die Möglichkeit, so viel oder so wenig wie man möchte in kivitendo selbst zu buchen. Der Steuerberater kann sogar von sich im Büro aus auf kivitendo zugreifen und selber Buchungen vornehmen, und sich selber den DATEV-Export für sein eigenes Buchhaltungsprogramm ziehen. Alle Meldungen an die Ämter laufen über den Steuerberater, und Aufbewahrungsfristen sowie Steuerprüfungen werden ebenfalls beim Steuerberater abgefackelt. Und trotzdem hat man jederzeit Zugriff auf seine eigenen Zahlen, weil alles ebenfalls in kivitendo gebucht ist.

Aber wo liegt denn der eigentliche Vorteil von kivitendo und für wen eignet sich der Einsatz von kivitendo als Voll-FiBu? Die meisten Standardprogramme sind im Kern entweder eine WaWi mit dazuprogrammierter FiBu oder eine FiBu mit erweiterten Wawi-Funktionen. Die Programme des Massenmarkts, die mittlerweile immer mehr in die Cloud drängen, sind dagegen so spezialisiert oder standardisiert, daß sie sich nicht gut an die eigenen Bedürfnisse anpassen lassen.

Bei kivitendo sind WaWi und die FiBu aber im Kern direkt miteinander verknüpft. Wenn man viele Verkaufs- und Einkaufsrechnungen hat sind die erfassten Belege aus der WaWi und deren Zahlungen automatisch schon in der FiBu in einer echten doppelten Buchhaltung verbucht und stehen für die Berichte, bzw. den DATEV-Export, zur Verfügung.

Mit kivitendo hat man also eine Software, welche WaWi und FiBu in einem System vereint, und sich zusätzlich noch an die Bedürfnisse der Firma anpassen lässt. Wenn kivitendo die Anforderungen an die Prozesse der Firma also schon zu 80-90% erfüllt, man viele Eingangs- und Ausgangsrechnungen hat und man schon mit einem Steuerberater zusammenarbeitet aber Vieles noch selber buchen möchte, ist das eine gute Voraussetzung, um zusammen mit einem kivitendo Dienstleister die fehlenden letzten Prozent umzusetzen. Beim Einsatz von kivitendo aus Voll-FiBu ist auch generell unbedingt die Unterstützung durch einen kivitendo-Dienstleister anzuraten.

Das kostet zwar auch Geld, und ist auch nicht unbedingt billiger als Software von der Stange, dafür hat man aber ein an seine Bedürfnisse angepasstes System, welches sich über die Jahre an die Größe der Firma anpassen kann. Statt allgemeiner Lizenzen zahlt man also für individuelle Anpassungen und inviduellen Support. Zudem hat man damit ein mächtiges Werkzeug, welches quelloffen ist, wo man die komplette Kontrolle hat, und es keinerlei Lizenzeinschränkungen bezüglich Mandanten- und Mitarbeiteranzahl gibt.

spontane Rückmeldung von Interessenten zur Projektseite

Manchmal ist es sehr erfrischend eine Rückmeldung zu bekommen von Personen die gar nicht kivi vorbelastet sind und das Projekt nicht mit der “Vergangenheits”-Brille begutachten.

Hier eine Rückmeldung aus einem ganz anderem OpenSource-Projekt:

Ich habe mir aber die Seiten von kivitendo im Internet angeschaut. Sieht lecker und gesund aus – und klingt wirklich gut.
Ich habe hier schon mal die Werbetrommel gerührt, wir müssen nur noch einen passenden Anwendungsfall finden.

Sehr schön.

OpenSource ERP Analyse von Yuliah Sidykh

Beim Überarbeiten der kivitendo-Projektseite bin ich über die Masterarbeit von Yuliah Sidykh “gestolpert”. Die meisten Thesen kann ich so bestätigen, anbei die für mich interessantesten Kernfakten der Arbeit in Bezug auf (damals noch Lx-Office):

  • Die durchschnittliche Dauer der Systemeinführung beträgt 5,7 Monate.
  • Unternehmen setzen besonders häufig das Modul Logistik ein. Im Finanz- und Personalwesen werden hingegen nur vereinzelte Funktionen herangezogen.
  • Bei der Einführung von Open-Source-ERP-Systemen greifen die Unternehmen in der Stichprobe zu 24 Prozent auf die Community und den Support von Dienstleistungsunternehmen zurück, jedoch nehmen 48 Prozent der Teilnehmer mindestens eine der beiden Supportmöglichkein in Anspruch.
  • Nach der Einführung betreiben 35,7 Prozent der befragten Unternehmen das System, ohne externe Dienstleistungen heranzuziehen.

Auf der Basis der Erfahrungen der befragten Experten hat sie herausgefunden, dass die Einführung der lizenzkostenfreien ERP-Lösungen in KMU durchschnittlich drei bis sechs Monate umfasst. Dabei wird meistens die Hilfe externer Berater in Anspruch genommen. Darüber hinaus erläutert sie, dass OS-ERP-Systeme sich durch hohe Anpassungsfähigkeit und Flexibilität auszeichnen und langfristig günstiger sind als kommerzielle Lösungen.

Quelle:  dieses Dokument Seite 12 / 13

Das letzte Argument, dass sich OS-ERP-Systeme durch hohe Anpassungsfähigkeit und Flexibilität auszeichnen trifft insofern zu, da wir dies auch als Vorteil gegenüber “starreren” Systemen sehen.

Das ist auch der ursprüngliche “Spaß-Faktor”, weswegen wir uns auch ursprünglich als Projekt-Mitgestalter verstanden haben

Ein paar weitere Punkte:

Die meisten befragten Unternehmen im kivitendo-Bereich sind hier kleiner als 10 Mitarbeiter und haben zu 50% Eigenentwicklung für “Unternehmensspezifische Anpassungen” betrieben.

Die Einführungsdauer lag hier im Durchschnitt bei 2,3 Monaten.

Die Befragten sind überwiegend zufrieden mit dem Community-Support und haben das System 3,5 Jahre im Einsatz (Die Studie ist von 2011).

Ferner sind die Benutzer die Eigenentwicklung am System vorgenommen zufriedener als Nutzer die dies nicht getan haben.

Letzteres ist ja nicht so überraschend, allerdings überrascht mich:

“Die Mehrheit der Nutzer von Lx-Office (83,33 Prozent) bringt die Finanzbuchhaltung zum
Einsatz. Die zweite und dritte Stelle nehmen dabei Einkauf und Materialwirtschaft ein. ” (Seite 35).

Für mich macht das nur Sinn, wenn man hier auch eine kivitendo-affinen Steuerberater im Boot hat.

Quelle: Masterarbeit Yulia Sidykh

Interessant, eine der Befragten hat seine Niederlassung in Afrika und einer in Osteuropa, die sind sehr zufrieden mit der “internationalen” Anpassbarkeit des Programms (s.a. Abbildung links).

Das kann ich “gefühlt” bestätigen, dadurch, dass das ursprüngliche Programm eine starke Auslegung auf “Mehrsprachigkeit” hatte, skaliert dies sicherlich gut.

Ferner ist dies auch etwas, was uns an diesem Projektumfeld am meisten Spaß macht, das man ab und an noch Mandanten in deren “Landessprache” begrüßen kann, wie z.B. in diesem Projekt.

Ich denke, dass die Studie “etwas” verzerrt ist, da es durchaus auch größere Kunden in diesem Umfeld gibt, die allerdings nicht unbedingt Lust haben sich bezüglich einer solchen Umfrage zu öffnen.

Insgesamt “like” mit Daumen hoch ;-)

zufriedene Kunden ;-)

Weil es mir gerade aufgefallen ist, wird es schnell “geblogt” oder: “Von “Anforderungseingang” in “ist erledigt” an einem Arbeitstag”:

> > ihr solltet gerade eine Test-Rechnung aus dem Testsystem erhalten haben.
> > So könnte das aussehen. Am Anfang sollte vielleicht noch etwas zu der
> > Rechnung stehen.
> > Name und Telefonnummer des entsprechend in den Stammdaten eingetragenen
> > Verkäufers kann ich auslesen, allerdings kann ich hier kein Herr/Frau
> > vergeben, deshalb habe ich das weggelassen.
> 
> Eine Anmerkung noch, dieser Text erscheint nur, wenn die E-Mail per
> Massenversand verschickt wird, nicht, wenn die E-Mail einzeln per
> 'E-Mail'-Knopf im Workflow verschickt wird, da man dort den Text
> komplett frei eingeben kann.

Außerdem ersetzt dieser Text dann den bisherigen Text, der das mit
elektronischer Rechnung erklärt, und daß die Alternative 1.50€ kostet.a
Is okay. SEPA hat nun Vorrang. :)

Priiima!!!